En resumen: Cálculo del ROI de la gestión automatizada de activos físicos

Por Jordi Torné, 2025-03-22

Todas las empresas buscan la manera de mejorar la eficiencia, reducir costes y obtener un mejor retorno de la inversión. Ha oído muchas palabras de moda: la “transformación digital”, “IoT”, “Industria 4.0”, pero ¿qué significan realmente para los resultados de su empresa? Para su propia mayoría, el primer paso hacia este nuevo mundo es la digitalización de la gestión de sus recursos físicos más valiosos.

Sus herramientas, sus conceptos, su equipo son la esencia de sus operaciones; con todo, el método por el que se hace la compra probablemente no sea más que un recuerdo de un momento en el pasado: una hoja de cálculo de Excel, un registro físico escrito a mano o simplemente su memoria.

Quizás se está preguntando: “Podría parecer costoso y complicado. ¿Es realmente rentable?"

Es una excelente pregunta, y la más importante que puede hacerse. Lo cierto es que el retorno de la inversión (ROI) de la gestión automatizada de activos no se trata solo de evitar un gran gasto único. Se trata de una amplia gama de ahorros y nuevas eficiencias que, sumadas, tienen un profundo impacto en su rentabilidad. Se trata de convertir un gasto necesario en una ventaja estratégica.

En este artículo, desglosaremos con precisión el ROI de la gestión automatizada de activos. Exploraremos los costos de su sistema actual, que a menudo se pasan por alto, y le mostraremos cómo una solución inteligente puede transformar estos costos en ahorros a largo plazo. También abordaremos una preocupación importante para muchas empresas: la inversión inicial, y le mostraremos cómo una plataforma como Bambeo hace que la adopción progresiva no solo sea posible, sino también sencilla.

Entendiendo el ROI: Es más que solo dinero ahorrado

El ROI, o retorno de la inversión, es una medida de la rentabilidad de un proyecto. En pocas palabras, se trata de si el dinero que invierte en un nuevo sistema se recupera, con un pequeño extra. La fórmula clásica es:

ROI = (Ganancia de la Inversión - Costo de la Inversión) / Costo de la Inversión

Pero para un proyecto como la gestión automatizada de activos, la "ganancia" no siempre es una cifra única y fácil de medir. Es una combinación de varios factores:

• Ahorro de Costos: Dinero que antes gastaba y que ya no necesita.

• Evitación de Costos: Dinero que habría gastado en el futuro, pero que ahora no gastará.

• Aumento de Ingresos/Productividad: Nuevos ingresos que puede generar gracias a una mayor eficiencia en sus operaciones.

Para comprender realmente el ROI, debe analizar el panorama completo.

Parte 1: Los costes ocultos de su sistema manual

Antes de apreciar la ganancia, debe comprender la pérdida. La mejor defensa de la automatización radica en comprender cuánto le cuesta su sistema manual actual. Estos son los gastos que, a menudo, son invisibles y que reducen silenciosamente sus márgenes de beneficio.

• Costos de mano de obra: Este es quizás el costo oculto más grande y obvio. ¿Cuánto tiempo dedican sus empleados a inventarios manuales, a buscar equipos extraviados o a completar formularios? Un equipo de 10 empleados que dedica una hora semanal a estas tareas pierde 520 horas al año. Con un salario promedio por hora, esa es una cantidad significativa de dinero que podría destinarse a actividades más productivas y generadoras de ingresos.

• Costos de reemplazo: Cuando se pierde un activo, hay que comprar uno nuevo. Estos costos pueden ser considerables, especialmente para equipos de alto valor. Pero el problema no es solo el robo, sino también el extravío accidental. Una maquinaria olvidada en la obra o una herramienta olvidada en un armario de herramientas son igual de costosos de reemplazar.

• Gastos por tiempo de inactividad: Este es uno de los costos ocultos más destructivos. Una falla inesperada del equipo o la imposibilidad de encontrar una herramienta necesaria puede paralizar por completo una línea de producción o un servicio crítico. Cada minuto de inactividad le cuesta dinero, tanto en pérdida de productividad como en posibles pérdidas de ingresos.

• Exceso de inventario: Sin datos precisos y en tiempo real, se ve obligado a calcular la cantidad de existencias disponibles. Para mayor seguridad, a menudo compra más de lo necesario, por si acaso. Esto genera lo que se denomina "existencias de seguridad": inventario adicional que permanece inactivo en un estante, inmovilizando su capital y ocupando un espacio valioso.

• Costos de seguro y cumplimiento: Mantener registros desactualizados puede afectar sus primas de seguro. Además, si no puede realizar un seguimiento preciso de sus activos para una auditoría, podría enfrentar multas o sanciones por incumplimiento. Un buen sistema de gestión de activos facilita las auditorías, proporcionándole todos los datos que necesita al instante.

• Ineficiencia operativa: Los sistemas manuales crean cuellos de botella. No puede optimizar un proceso si no cuenta con datos precisos sobre cómo se utilizan sus activos. Esta ineficiencia puede ralentizar toda su operación, desde la planta de producción hasta la ruta de servicio.

Parte 2: Las ganancias: Cómo la gestión automatizada de activos se autofinancia

Una vez que reconoce los costos en los que ya incurre, el valor de un sistema automatizado se hace evidente. Estas son las claves para que una solución automatizada genere un retorno de la inversión positivo.

• Ahorro de costos mediante la automatización: Este es el beneficio más directo. Al automatizar la recopilación de datos con tecnologías como RFID o códigos de barras, se elimina la necesidad de inventarios manuales. Esto permite que sus empleados se concentren en sus tareas principales, reduciendo directamente sus costos laborales y aumentando la productividad.

• Reducción de pérdidas y robos de activos: La visibilidad en tiempo real es el factor disuasorio definitivo. Cuando cada activo está etiquetado y puede ver su ubicación en un mapa en vivo, el extravío es cosa del pasado. Si un activo se mueve fuera de un área designada, se envía una alerta instantánea, lo que le permite prevenir una posible pérdida o robo antes de que ocurra.

• Mantenimiento y tiempo de actividad optimizados: Imagine saber cuándo una maquinaria necesita mantenimiento antes de que se averíe. Ese es el poder del mantenimiento predictivo. Al monitorear el estado de sus activos, puede programar el mantenimiento de forma proactiva, evitando costosas paradas inesperadas y prolongando la vida útil de sus equipos.

• Optimización del inventario: Con datos precisos y en tiempo real sobre sus niveles de inventario, puede eliminar la necesidad de un costoso inventario de seguridad. Sabrá exactamente qué tiene y dónde está, lo que le permitirá administrar sus suministros de forma más eficaz, reducir los costos de almacenamiento y mejorar el flujo de caja.

• Mejora en la toma de decisiones: Los datos recopilados por un sistema automatizado son una mina de oro. Puede analizar los patrones de uso para determinar qué activos se están sobreutilizando o infrautilizando. Estos datos le permiten tomar decisiones más inteligentes sobre futuras compras, asignación de activos y estrategia operativa general.

• Mejora del cumplimiento normativo y las auditorías: Un sistema automatizado crea un registro perfecto y auditable para cada activo. Cuando un auditor lo llame, puede generar un informe completo con solo unos clics, lo que le ahorrará incontables horas de preparación y le brindará tranquilidad.

Parte 3: El mayor desafío y cómo superarlo

Una de las mayores barreras para adoptar nuevas tecnologías es el temor a una gran inversión inicial. Se podría pensar que un sistema para una operación a gran escala requiere una inversión masiva de capital en hardware, licencias de software y un proceso de implementación complejo. Esta es una preocupación válida, y es la que ha impedido a muchas empresas realizar la transición.

Aquí es donde un enfoque progresivo de adopción y una plataforma flexible son cruciales.

Nuestras soluciones, como la plataforma Bambeo, están diseñadas para eliminar estas barreras. Entendemos que un enfoque único e integral no funciona para todos. En cambio, ofrecemos un modelo flexible y escalable que le permite comenzar poco a poco, ver los resultados y crecer según sus necesidades.

Adopción progresiva con Bambeo: Un enfoque paso a paso

Piense en su camino hacia la gestión automatizada de activos como una serie de pasos fáciles de gestionar, no como un único y abrumador salto.

• Comience con lo esencial: En lugar de intentar etiquetar todos los activos de su empresa a la vez, puede empezar por centrarse en los más críticos o de mayor valor. Estos podrían ser equipos médicos especializados en un hospital, herramientas costosas en una obra o equipos audiovisuales de alta gama en un hotel. Al demostrar el retorno de la inversión (ROI) de estos activos esenciales, creará una sólida base para una mayor inversión.

• Opciones flexibles de hardware: Quizás le preocupe el coste de los equipos especializados. Nuestras soluciones están diseñadas para funcionar con una amplia gama de hardware, desde códigos de barras sencillos y económicos hasta etiquetas RFID avanzadas y sensores Bluetooth. Esta flexibilidad le permite elegir la tecnología adecuada a su presupuesto y necesidades.

• Sin costes iniciales de licencia: El modelo tradicional de comprar costosas licencias de software y pagar por una compleja instalación de servidores puede ser un gran obstáculo. Nuestras soluciones ofrecen un enfoque más moderno, a menudo con un modelo de pago por uso. Esto elimina la elevada inversión inicial, lo que le permite comenzar con un compromiso financiero mínimo.

• Adaptable a sus sistemas: Es posible que ya cuente con otros sistemas de gestión. Nuestras soluciones están diseñadas pensando en la interoperabilidad. Nos integramos fácilmente con sus plataformas existentes, para que no tenga que desmontar y reemplazar todo lo que ya ha invertido.

Al adoptar una estrategia flexible y progresiva, puede empezar a ver el retorno de su inversión casi de inmediato. A medida que realiza el seguimiento de sus activos más valiosos y experimenta los beneficios (ahorro de tiempo, reducción de pérdidas, mejora de la productividad), puede ampliar el sistema para cubrir una mayor parte de su inventario y operaciones.

La última palabra: Convertir gastos en ganancias

La pregunta ya no es si puede permitirse automatizar la gestión de activos, sino cuánto tiempo puede prescindir de ella. Los costes ocultos del seguimiento manual suponen una pérdida silenciosa de sus recursos, un problema que seguirá creciendo a medida que su negocio se vuelva más complejo.

La gestión automatizada de activos no es solo una actualización tecnológica; es una inversión estratégica para la salud de su negocio. Es una forma de convertir una función esencial —el seguimiento de sus activos— en una fuente de ventaja competitiva. Al adoptar una plataforma flexible y escalable como Bambeo, puede emprender este camino con confianza, comenzando poco a poco y demostrando el valor en cada paso del camino. El retorno de la inversión no se trata solo del dinero que ahorra, sino de la tranquilidad que obtiene.