¿Solo está siguiendo activos, o los está gestionando de verdad? Conozca la diferencia y desbloquee nuevos niveles de eficiencia con nuestra plataforma

Por Jordi Torné, 1/9/2025

En el complejo engranaje de cualquier empresa—desde la manufactura avanzada hasta la logística de distribución—los activos físicos son el motor que impulsa la producción y la rentabilidad. Herramientas, vehículos, contenedores, inventario y maquinaria especializada; todos representan capital que debe ser cuidado y utilizado de manera óptima.

Hoy en día, la mayoría de las empresas han resuelto la fase más básica de control, la de saber qué tienen. Pero, ¿es suficiente saber que un activo existe?

Aquí es donde la claridad se vuelve esencial. El mundo de la tecnología ofrece soluciones que a menudo se confunden: el Seguimiento de Activos (Asset Tracking) y la Gestión de Activos (Asset Management). Aunque suenan similares, la diferencia entre ellos marca la frontera entre un gasto operativo y una inversión estratégica.

El Seguimiento de Activos es el "qué" y el "dónde". La Gestión de Activos es el "por qué," el "cómo" y el "cuándo."

Este artículo está diseñado para desmitificar ambos conceptos, demostrar por qué su empresa necesita urgentemente hacer la transición del simple rastreo a la gestión estratégica y cómo una plataforma integral como Bambeo de Akalta es la herramienta clave para lograrlo, incluso si su experiencia en tecnología IoT (Internet de las Cosas) es limitada.

Parte 1: El seguimiento de activos – El nivel básico de control

El seguimiento de activos es el punto de partida. Su objetivo principal es la identificación y la localización física.

En el pasado, esto se realizaba mediante inventarios manuales y hojas de cálculo. Hoy, la tecnología moderna (como el uso de códigos de barras, etiquetas RFID pasivas o sistemas de localización por Bluetooth - RTLS) automatiza el proceso.

El alcance del seguimiento

El seguimiento de activos responde a preguntas de tipo logístico:

• ¿Dónde está mi bomba de infusión en este momento? (Ubicación en tiempo real).

• ¿Cuántos contenedores vacíos me quedan en la zona de almacenamiento? (Conteo de inventario).

• ¿El camión ya salió del muelle de carga? (Confirmación de paso por un punto de control).

El valor del seguimiento es innegable: reduce las pérdidas, elimina el tiempo perdido del personal en la búsqueda de equipos y mejora la seguridad al confirmar la ubicación de bienes de alto valor. Para el usuario sin conocimientos de IoT, las tecnologías detrás son solo "etiquetas inteligentes" y "lectores" que trabajan automáticamente, eliminando la necesidad de escanear visualmente.

La limitación del seguimiento

El problema surge cuando la empresa se limita a este nivel. Un sistema de seguimiento es excelente para la Logística y la Prevención de pérdidas, pero es ciego a los aspectos más importantes de la rentabilidad:

• No conoce el estado: El sistema sabe que el activo está en el Almacén B, pero ¿está en uso, en reparación o listo para ser enviado?

• No conoce la historia: El sistema no registra si un activo ha fallado 5 veces en el último mes ni cuándo fue su último mantenimiento preventivo.

• No conoce el valor estratégico: El sistema no vincula ese activo a un departamento, a un proyecto específico o a su costo total de propiedad.

Quedarse en el seguimiento implica pagar el coste de la tecnología sin aprovechar los beneficios de la inteligencia operativa. Sigue gastando dinero en mantenimiento ineficiente y compras de capital mal planificadas.

Parte 2: La gestión de activos – El salto estratégico

La Gestión de Activos (Asset Management) no solo rastrea la ubicación, sino que integra los datos de ubicación con el Ciclo de vida del activo (Asset Lifecycle Management - ALM) y con los procesos de negocio.

La gestión transforma la función de los activos de un simple elemento físico en un componente estratégico del negocio. El objetivo es maximizar la vida útil, optimizar el uso y minimizar el Costo Total de Propiedad (TCO).

Los tres pilares de la gestión estratégica

La gestión de activos se enfoca en tres áreas clave que el simple seguimiento ignora:

1. Gestión de eventos y estado operativo

Un activo no es solo una ubicación; tiene un estado que cambia constantemente.

• Ejemplo: Una herramienta pasa de estar "Disponible" a "Asignada al Proyecto X" y luego a "En Reparación" o "Fuera de Calibración".
  Un sistema de gestión registra y audita estos cambios de estado y puede automatizar procesos basados en ellos. Un activo en estado "En Reparación" debe quedar invisible para un técnico que busca una herramienta "Disponible".

2. Trazabilidad del proceso (o Cadena de custodia)

La gestión necesita saber quién, qué y cuándo de cada interacción. Esto es la trazabilidad.

• Ejemplo industrial: Si una bandeja de piezas pasa por la línea de ensamblaje, el sistema debe registrar automáticamente que la bandeja ha sido sometida al "Proceso de Pintura" o al "Control de Calidad (QC)". Esto no es solo una ubicación; es la prueba de que un proceso productivo se ha completado correctamente. Esto es fundamental para la calidad y el cumplimiento normativo.

3. El control financiero y el coste total de propiedad (TCO)

La gestión de activos es inseparable de las finanzas. La plataforma debe ser el repositorio de la historia financiera y operativa del activo:

• Valor de compra, fecha de depreciación.

• Historial de fallos y reparaciones (para calcular el TCO).

• Asignación a centros de coste o a departamentos para el análisis de presupuesto.

Al gestionar todos estos datos de forma centralizada, la empresa puede tomar decisiones informadas: ¿Es más económico seguir reparando el Activo A o reemplazarlo por un modelo más eficiente (Activo B) basándose en su TCO real?

Parte 3: Bambeo – De rastreador a plataforma de inteligencia operativa

La plataforma Bambeo de Akalta está diseñada específicamente para cerrar la brecha entre el mero seguimiento y la gestión estratégica de activos. El foco de Bambeo es la identificación, el seguimiento, la trazabilidad y la gestión de activos o personas en procesos productivos.

Bambeo no es solo una base de datos de ubicaciones; es la arquitectura de software que aporta contexto, historia y significado a cada lectura de IoT.

1. La jerarquía estructurada del negocio

Para pasar de la anarquía a la gestión, necesita estructura. Bambeo establece:

• Organización jerárquica: Organiza los activos en categorías, clases y tipos, y las ubicaciones en sitios, edificios y zonas. Esto elimina la ambigüedad y permite que las búsquedas y los informes sean precisos y consistentes.

• Contexto de negocio: Asigna activos y ubicaciones a departamentos, centros de coste o clientes. Esto permite restringir el acceso a la información según el rol y, crucialmente, vincular el uso del activo con la estructura financiera de la empresa.

2. Gestión dinámica del ciclo de vida (ALM)

Bambeo convierte el estado del activo en un dato dinámico y auditable:

• Histórico de cambios: Bambeo registra automáticamente el historial de cambios de estado y el historial de las zonas por las que atraviesa un activo. Este registro histórico es inalterable, proporcionando un rastro de auditoría completo y confiable.

• Eventos y tareas: La plataforma permite la gestión centralizada de alarmas, estados, eventos, tareas e incidentes relacionados con los activos. Por ejemplo, si un técnico registra un evento de "Daño Menor" en la aplicación móvil de Bambeo, el sistema puede cambiar automáticamente el estado a "Inspección Requerida," bloqueándolo para el uso hasta que se resuelva la tarea.

3. Trazabilidad impecable del proceso

La funcionalidad de registro de procesos de Bambeo es el corazón de la trazabilidad:

• Histórico de procesos: Cada cambio clave en un proceso de negocio se registra en el histórico de procesos. Ya sea que un activo entre en una zona de "Embalaje Final" o que una persona tome posesión de un equipo, la hora, la ubicación y el responsable quedan registrados.

• Dispositivos y personas: Bambeo gestiona no solo los activos fijos, sino también la identificación, el seguimiento y la trazabilidad de personas en los procesos productivos. Esto permite saber qué operario o qué equipo estuvo asociado a un lote de producción específico, algo vital para la responsabilidad y las investigaciones de calidad.

4. Integración para la decisión estratégica

La gestión centralizada solo tiene valor si se integra con los demás sistemas de la empresa (ERP, CMMS). Bambeo ha sido diseñado con una filosofía de integración:

• API REST robusta: Bambeo ofrece una API REST completa. Esto significa que sus sistemas de negocio existentes pueden consultar en tiempo real el estado y la ubicación de los activos o bien introducir nuevas órdenes de trabajo. Se elimina el trabajo manual de la doble entrada de datos.

• Interfaces específicas: Bambeo ofrece interfaces especializadas (como la interfaz HL7 para el sector salud) y componentes enchufables para una integración fluida con plataformas heredadas, garantizando que los datos de gestión fluyan sin interrupciones.

Conclusión: La inversión inteligente

El seguimiento de activos es una táctica; la gestión de activos, una estrategia.

Si su empresa simplemente está rastreando activos, está invirtiendo en una tecnología que le indica dónde está el problema. Si su empresa está gestionando activos con una plataforma como Bambeo, está invirtiendo en una solución que previene el problema antes de que ocurra, maximiza el valor del capital y convierte las operaciones en una ventaja competitiva.

La diferencia radica en ir más allá de la ubicación para abrazar el ciclo de vida completo: estado, historia, procesos y finanzas. Deje de conformarse con saber dónde están sus bienes. Es hora de desbloquear el verdadero potencial de su eficiencia al controlarlos y gestionarlos estratégicamente.

El gasto de un artículo perdido o reemplazado es solo la punta del iceberg. Los verdaderos costos del seguimiento manual de activos son mucho más insidiosos. Analicémoslos.

• Pérdida de tiempo y mano de obra: ¿Cuánto tiempo dedica su equipo a los inventarios manuales? Recorriendo, contando artículos y marcando listas. Este es un tiempo valioso que podría dedicarse a tareas más productivas. Además, está el tiempo que se dedica a buscar artículos extraviados. Todo esto se traduce en costos laborales significativos que podrían redireccionarse.

• Imprecisiones en el inventario: La entrada manual de datos es un caldo de cultivo para el error humano. Un error tipográfico, un artículo que falta, una actualización olvidada: cualquiera de estos factores puede provocar un efecto dominó de malas decisiones. Si sus registros de inventario son incorrectos, podría pedir demasiado stock, lo que genera costos excesivos, o muy poco, lo que causa costosos retrasos en la producción. Esta falta de precisión le impide tener una "fuente única de información" para sus activos.

• Falta de visibilidad en tiempo real: Su hoja de cálculo le muestra lo que creía tener ayer. No puede decirle lo que tiene ahora. En el dinámico entorno empresarial actual, esta falta de visibilidad en tiempo real es una gran desventaja. No puede tomar decisiones proactivas cuando sus datos siempre están un paso por debajo de la realidad. Por ejemplo, si necesita saber cuáles de sus activos se encuentran en un área específica para una auditoría de seguridad, no puede obtener esa información al instante con una hoja de cálculo.

• Reducción del tiempo de actividad del equipo: Imagine que tiene un equipo crítico que requiere mantenimiento regular. Si depende de registros manuales para programarlo, corre el riesgo de perder una fecha de servicio. Esto puede provocar averías inesperadas, lo que resulta en costosos tiempos de inactividad y una interrupción importante en sus operaciones.

• Procesos ineficientes: El seguimiento manual dificulta enormemente la optimización de sus procesos empresariales. Por ejemplo, ¿cómo sabe si una herramienta se está utilizando en exceso o en defecto? ¿Cómo realiza el seguimiento de su ciclo de vida completo, desde la compra hasta su eliminación? Sin esta información, no es posible identificar cuellos de botella, optimizar los flujos de trabajo ni planificar eficazmente las futuras necesidades de equipos.

• Problemas de cumplimiento y auditoría: Las auditorías son una parte necesaria de las empresas, pero pueden ser un auténtico caos con los registros manuales. Comprobar la ubicación y el estado de cada activo puede ser un proceso largo y estresante, que a menudo requiere un inventario completo para su preparación.

Una forma más inteligente: Presentamos la gestión automatizada de activos

Si las hojas de cálculo son el problema, ¿cuál es la solución? La respuesta reside en pasar del seguimiento manual y reactivo a un sistema automatizado y proactivo. Aquí es donde la tecnología inteligente, como las soluciones que desarrollamos en Akalta, entra en juego.

Nuestras soluciones se basan en una idea simple pero eficaz: dar voz a cada activo. Lo logramos mediante diversas tecnologías, principalmente dispositivos IoT (Internet de las cosas), como sensores y etiquetas RFID.

Imagínelo así: una pequeña etiqueta inteligente se coloca en cada uno de sus activos. Esta etiqueta se comunica constantemente con un sistema centralizado, brindándole información actualizada al minuto sobre su ubicación, su actividad e incluso su estado. Esta información se traduce en datos claros y prácticos en un panel de control intuitivo, que le ofrece una visión completa de sus activos en tiempo real.

No se trata solo de rastrear un solo equipo. Se trata de crear un ecosistema conectado donde todos sus activos físicos, desde máquinas y herramientas hasta personas y materiales, formen parte de una única red inteligente.

Cómo la tecnología inteligente revoluciona el mercado

Este nuevo enfoque de la gestión de activos transforma sus operaciones de varias maneras clave:

• Visibilidad en tiempo real: Obtendrá una vista única y precisa de todos sus activos, en todo momento. Nuestras soluciones, como la plataforma Bambeo, le brindan información sobre la ubicación, el uso y el estado de cada artículo. Se acabaron las búsquedas y las suposiciones. Puede ver qué tiene, dónde está y qué está haciendo con solo unos clics.

• Datos automatizados y sin errores: Olvídese de la entrada manual de datos. Nuestros sistemas recopilan y procesan automáticamente la información de los sensores. Esto elimina el error humano y garantiza que sus datos siempre sean precisos y estén actualizados. Esto significa que sus registros de inventario siempre son confiables y que puede tomar decisiones comerciales con confianza.

• Seguridad y control mejorados: Con el seguimiento en tiempo real, puede configurar alertas si un activo se mueve fuera de un área designada. Esta es una herramienta poderosa para prevenir robos o usos indebidos. También puede controlar el acceso a ciertas áreas o equipos, garantizando que solo el personal autorizado pueda usarlos.

• Mayor eficiencia y productividad: Cuando su equipo no está buscando herramientas ni realizando inventarios manuales, puede concentrarse en sus tareas principales. Este aumento de productividad se traduce en un ahorro significativo en costos laborales. Por ejemplo, en un hospital, el seguimiento de equipos médicos valiosos puede ahorrarle tiempo valioso al personal de enfermería, permitiéndole concentrarse en la atención al paciente.

• Mantenimiento proactivo, no reactivo: Imagine un mundo donde su equipo le indica que necesita servicio antes de que se averíe. Ese es el poder del mantenimiento predictivo. Nuestra solución Avibana utiliza sensores para monitorear el estado de su maquinaria, analizando aspectos como la vibración y la temperatura. Cuando se detecta una anomalía, le avisa, lo que le permite programar el mantenimiento antes de que ocurra una falla costosa. Esto representa un cambio radical respecto al enfoque tradicional de "esperar a que se rompa".

• Procesos de negocio optimizados: Con una visión completa de sus activos, puede analizar los patrones de uso y optimizar sus flujos de trabajo. ¿Se infrautilizan algunas herramientas? ¿Hay un cuello de botella en su línea de producción? Los datos de nuestros sistemas le ayudan a identificar estas ineficiencias y a implementar mejoras informadas, lo que se traduce en operaciones optimizadas y una mayor rentabilidad.

• Escalabilidad y flexibilidad: La ventaja de estas soluciones es que pueden crecer con su negocio. Ya sea que tenga 50 activos o 50 000, el sistema se adapta a sus necesidades. Nuestro modelo de pago por uso significa que no necesita una gran inversión inicial. Puede empezar con poco, realizar un seguimiento de sus activos más críticos y expandirse a medida que vea el valor.

Haciendo el cambio: Es más fácil de lo que cree

Quizás esté pensando: "Esto suena genial, pero no soy un experto en tecnología. ¿Por dónde empiezo?". Es una preocupación común y la hemos abordado directamente. Nuestras soluciones están diseñadas para ser fáciles de usar, con un enfoque en simplificar datos complejos en imágenes fáciles de entender.

También nos enorgullecemos de ser más que un simple proveedor de software. Trabajamos como su socio, ofreciéndole consultoría y soporte para garantizar una transición fluida. Nuestras soluciones son flexibles y se integran con sus sistemas existentes, por lo que no tendrá que renovar toda su infraestructura de TI. Le ayudaremos a seleccionar el hardware adecuado, configurar el software y capacitar a su equipo para que pueda empezar a trabajar desde el principio.

Conclusión: El futuro de la gestión de activos ya está aquí

El mundo avanza más rápido que nunca. Para mantenerse competitivas, las empresas necesitan adoptar nuevas tecnologías que les brinden una clara ventaja. Depender de procesos manuales obsoletos para gestionar sus activos físicos más valiosos es un riesgo que ya no puede permitirse.

Al cambiar de un sistema manual basado en hojas de cálculo a uno automatizado e inteligente, no solo obtiene una herramienta de eficiencia, sino que también le brinda a su empresa un nuevo nivel de control, una nueva fuente de información y un nuevo camino hacia un futuro más rentable y seguro. Es hora de dejar de reaccionar ante los problemas y comenzar a construir proactivamente un negocio más inteligente y resiliente.