La revolución silenciosa en hospitales: Por qué la gestión de activos ya no puede ser manual

Por Jordi Torné, 2025-05-12

En el entorno hospitalario, la eficiencia no es solo una métrica financiera; es una cuestión de vida o muerte. Cada minuto perdido buscando un equipo crítico, cada error en el conteo de material estéril o cada retraso en el mantenimiento de un dispositivo médico de alta tecnología tiene un impacto directo en la calidad de la atención al paciente y en la moral del personal sanitario.

Los hospitales son ecosistemas complejos y saturados. Piense en la cantidad de activos que un hospital promedio maneja:

• Equipo médico móvil: Bombas de infusión, ventiladores, monitores de cabecera, ecógrafos portátiles.

• Instrumental quirúrgico: Kits de cirugía que contienen cientos de piezas que deben ser trazadas y esterilizadas meticulosamente.

• Suministros: Inventario de alto volumen como medicamentos, batas y material fungible.

• Activos de soporte: Sillas de ruedas, camillas y carros de parada.

Durante años, la gestión de estos bienes se ha basado en métodos manuales: hojas de cálculo, códigos de barras que requieren escaneo visual, e incluso la simple memoria del personal. Este enfoque tradicional ha tocado su límite, creando lo que llamamos la Crisis de la Visibilidad.

La Crisis de la Visibilidad se manifiesta en pérdidas financieras silenciosas, agotamiento del personal y, lo más importante, riesgos de seguridad para el paciente.

Pero, ¿y si le dijéramos que existe una solución que puede dar a cada activo de su hospital una voz y un GPS, permitiéndole saber exactamente qué tiene, dónde está y si está listo para usarse, todo en tiempo real y sin la intervención humana?

Esta solución no es futurista, es una realidad gracias a las Tecnologías de Identificación y Localización en Tiempo Real (RTLS), y la plataforma Bambeo de Akalta está diseñada para ser el cerebro que convierte esta tecnología en la columna vertebral de la gestión hospitalaria moderna.

La crisis de la visibilidad: Los desafíos ocultos del sector salud

Antes de hablar de la solución, es fundamental entender los costos que su sistema manual actual está generando en tres áreas críticas de un hospital:

1. El coste del "minuto perdido" y el equipo desaparecido

El problema más visible es el tiempo que el personal de enfermería o los técnicos dedican a buscar equipos esenciales.

• Búsqueda improductiva: En una unidad grande, una bomba de infusión extraviada puede requerir 20 a 30 minutos de búsqueda. Multiplique ese tiempo por docenas de búsquedas al día: está desperdiciando cientos de horas de personal cualificado cuyo tiempo debería estar dedicado al cuidado del paciente.

• Compras por pánico: Cuando un equipo de alto valor (como un ventilador o un monitor fetal) no se encuentra rápidamente, la administración, bajo presión, a menudo lo reemplaza, asumiendo que está perdido o fuera de servicio, lo que resulta en una compra costosa e innecesaria. Este gasto de capital por falta de visibilidad es insostenible.

• Retrasos en la atención: Si una cirugía se retrasa o un paciente no puede recibir un tratamiento vital porque el equipo necesario (ej. una silla de ruedas limpia, un monitor) no se localiza de inmediato, la experiencia del paciente sufre y el riesgo clínico aumenta.

2. La gestión de inventario y la trazabilidad crítica

El inventario en salud no solo incluye suministros; incluye materiales que tocan directamente la vida del paciente y que deben cumplir con protocolos rigurosos.

• Riesgo de infección y fallo en la esterilización: La trazabilidad del instrumental quirúrgico es un desafío monumental. Un kit de cirugía sale del almacén, se utiliza, va al área de desinfección, se esteriliza y regresa. Si se pierde un solo paso en esta cadena o se mezcla un set, el riesgo de infecciones cruzadas o de fallos en el procedimiento quirúrgico es muy alto. Saber el estado y la ubicación de cada instrumental es vital.

• Caducidades y desperdicio: Sin un control de inventario preciso y en tiempo real, los suministros críticos, medicamentos y otros materiales pueden caducar antes de ser utilizados, lo que representa un desperdicio financiero significativo. El conteo manual es demasiado lento para prevenir esto.

• Fallas de mantenimiento: Los equipos médicos requieren un mantenimiento, calibración y certificación rigurosos. Si un monitor de signos vitales no pasa la calibración a tiempo porque nadie lo ha rastreado, su uso podría ser riesgoso o ilegal.

3. El desafío de la localización de personas y pacientes

En un entorno dinámico como la sala de emergencias o un quirófano, saber la ubicación de un médico de guardia o un técnico de instrumentación es crucial para la coordinación y la respuesta a emergencias. Si bien la privacidad es primordial, el conocimiento de la ubicación del personal crítico mejora la agilidad operativa y la seguridad del personal.

Desmitificando la tecnología: De palabrería a solución práctica

Para superar estos problemas, necesitamos que nuestros activos hablen. La tecnología lo permite mediante dos conceptos sencillos:

1. Las "etiquetas inteligentes" (RFID y Bluetooth Low Energy)

Olvídese del código de barras. Una etiqueta inteligente es un pequeño dispositivo que se adhiere a un equipo (una bomba, un instrumental, un uniforme) y que emite una señal de radio única.

• Funcionamiento sin contacto: A diferencia del código de barras, no necesita apuntar un escáner. Simplemente al pasar un lector (manual o fijo en un pasillo) cerca de muchos artículos a la vez, el sistema los registra instantáneamente. Esto permite contar un carro lleno de instrumental en segundos.

• La voz del activo: Estas etiquetas permiten al activo "decir": "Soy el Ventilador #452 y acabo de entrar en la UCI".

2. El "GPS de interiores" (Sistemas de localización en tiempo real - RTLS)

Mientras que las etiquetas inteligentes confirman una presencia, la tecnología RTLS le da el "dónde exacto". Usando una red de lectores y antenas distribuidas por el hospital, el sistema puede triangular la señal de la etiqueta.

• Localización constante: Ahora, no solo sabemos que la bomba de infusión está en el tercer piso; sabemos que está en la habitación 312, junto a la cama 2.

• Visibilidad en un mapa: El personal puede consultar una aplicación o un monitor central y ver, en un mapa digital, la ubicación precisa de cada equipo disponible, eliminando el tiempo de búsqueda.

Bambeo: El cerebro digital para la gestión hospitalaria

La plataforma Bambeo de Akalta ha sido diseñada para ser el software que toma la información de estas etiquetas inteligentes (RFID, Bluetooth, etc.) y la convierte en la inteligencia de negocio que el sector salud necesita. Bambeo se enfoca en la identificación, seguimiento, trazabilidad y gestión de activos o personas dentro de procesos productivos, lo cual en un hospital significa procesos de atención al paciente.

1. Trazabilidad en tiempo real para la seguridad del paciente

Bambeo elimina el riesgo de error humano en los procesos más críticos:

• Control de esterilización de instrumental: Cada set de instrumental quirúrgico recibe una etiqueta inteligente. Bambeo registra automáticamente el paso del set por el túnel de esterilización, la temperatura y la duración. Si un set intenta ser asignado a un quirófano sin haber completado el ciclo de esterilización, Bambeo lanza una alerta inmediata. Esto no solo reduce el riesgo de infección, sino que crea un rastro de auditoría completo para la seguridad legal.

• Ubicación crítica de equipos: Al implementar el RTLS y usar Bambeo, usted puede definir "zonas de seguridad" para equipos vitales (ej. UCI, Urgencias). Si un equipo abandona una zona crítica sin autorización, el sistema activa una alarma. Esto asegura que el equipo esencial esté siempre disponible donde se le necesita.

2. Gestión integral del ciclo de vida del activo

Bambeo no solo rastrea la ubicación; rastrea la historia clínica de cada activo.

• Automatización de mantenimiento: La plataforma permite la gestión de alarmas, estados, eventos y tareas del activo. Usted puede configurar Bambeo para que automáticamente cambie el estado de un equipo a "Mantenimiento Requerido" en base a sus horas de uso o una fecha preestablecida, y lo retire automáticamente de la lista de equipos disponibles hasta que la tarea de mantenimiento sea completada y registrada en el sistema.

• Trazabilidad de desinfección: En el caso de activos como camillas o sillas de ruedas, Bambeo registra si el activo se encuentra en estado "Limpio" o "Sucio" y traza su paso por la zona de desinfección, asegurando que solo el equipo listo y seguro regrese al uso del paciente.

3. Soluciones adaptadas a la realidad hospitalaria

Sabemos que los hospitales tienen sistemas de información existentes muy complejos (HIS, ERP). Akalta ha diseñado Bambeo para ser compatible:

• Integración hospitalaria (HL7): La edición para el sector salud de Bambeo incluye una interfaz básica de servidor HL7 (Health Level Seven), que es el estándar de comunicación de datos en hospitales. Esto permite que Bambeo se comunique con sistemas de gestión de pacientes (como el registro de un paciente) sin necesidad de desarrollos complejos, facilitando su integración.

• Flexibilidad y escalabilidad: El temor a una inversión inicial masiva y el riesgo de incompatibilidad son barreras comunes. Akalta ofrece soluciones muy flexibles y escalables que permiten empezar sin una gran inversión inicial. Puede comenzar rastreando solo los equipos de más alto valor o las áreas más problemáticas, y luego escalar progresivamente según vea el retorno de la inversión. La solución se adapta a sus necesidades, no al revés.

• Gestión de personas: Bambeo también permite la gestión de personas dentro de procesos productivos. En el entorno hospitalario, esto significa la capacidad de rastrear la ubicación del personal (con su consentimiento y respetando las políticas de privacidad) para mejorar la coordinación de emergencias y la eficiencia de la asignación de recursos humanos.

Conclusión: De la eficiencia a la excelencia en la atención

La gestión de activos en el sector salud es un pilar fundamental para el éxito operativo y la seguridad del paciente. Dejar la trazabilidad en manos de métodos manuales es asumir costos innecesarios, riesgos clínicos y frustración del personal.

La plataforma Bambeo no es solo un software de inventario; es un sistema de inteligencia en tiempo real que utiliza la tecnología de las etiquetas inteligentes para darle el control completo sobre su capital físico y sus procesos críticos.

Al invertir en esta solución, los hospitales logran:

• Ahorros financieros directos: Al reducir las compras por pánico y optimizar el inventario de repuestos y suministros.

• Aumento de la productividad: Al eliminar el tiempo de búsqueda del personal de enfermería y los técnicos.

• Mejora de la seguridad del paciente: Al garantizar la trazabilidad de la esterilización y el mantenimiento de cada equipo.

Bambeo convierte la compleja realidad de un hospital en un entorno de gestión totalmente visible, seguro y ágil. Es la transformación digital que el sector salud necesita para pasar de la eficiencia a la excelencia en el cuidado.